مرآة البحرين:  نشرت صحيفة الأيام التي يملكها مستشار الملك الاعلامي نبيل الحمر، خبراً عن تعميم أصدرته وزارة المالية بشأن نظام مصروفات السفر للوزارات والمؤسسات الحكومية .

وبحسب ما ورد في النظام الجديد، يجب على السلطة المختصة في الجهة الحكومية البت في قرار السفر خلال مدة كافية تتيح إنهاء إجراءات صرف التذاكر ومستحقات السفر الأخرى قبل موعد السفر المقرر.

وأشار إلى أنه يجب الحصول على الموافقة المسبقة للسفر من الجهة الحكومية المختصة (كالحصول على موافقة مجلس الوزراء أو قرار الوزير المعني) متى ما كانت مطلوبة بموجب أنظمة الخدمة المدنية أو التشريعات الأخرى الصادرة، وذلك قبل مباشرة إجراءات شراء تذاكر السفر.

وفيما يتعلق بصرف مستحقات السفر، لا يجوز للجهة الحكومية بموجب النظام تحمل أية تكاليف سفر بخلاف ما حددته التشريعات الصادرة.

وبين أنه «يجوز للجهة الحكومية سداد تكاليف إصدار تأشيرة دخول الموظف للبلد الذي سيسافر إليه، وذلك بما يغطي فترة بقائه في ذلك البلد لأداء المهمة الرسمية المكلف بها، ويجوز سداد تكاليف إصدار تأشيرة متعددة الدخول في حالة تكليف الموظف لحضور مهمة أو مهمات رسمية مستقبلية أخرى أو كونه ممن يتكرر سفره خلال السنة لأكثر من مرة بحسب طبيعة عمله التي تتطلب ذلك، بحيث لا تتجاوز المدة التي تغطيها التاشيرة الفترة اللازمة لأداء المهام الرسمية المكلف بها إذا ترتب على ذلك تكاليف إضافية، ولا يجوز في كل الأحوال تعويض الموظف عن تكاليف إصدار تأشيرة الدخول بخلاف ما نصت عليه هذه الفقرة».

ويمنع النظام الجهة الحكومية تحمل رسوم استخراج وتجديد جوازات السفر للموظفين، ما لم ينص عقد التوظيف على خلاف ذلك بالنسبة للموظف غير البحريني، وتخضع بموجبه مصروفات سفر الموظفين الأجانب التي تتحملها الجهة الحكومية للشروط الواردة في بنود عقد التوظيف المبرم مع الموظف، وتسري أحكام هذا النظام على أية أمور لم ينظمها ذلك العقد.

وبحسب النظام، يجب الحصول على الموافقة المسبقة من ديوان الخدمة المدنية لحضور الموظفين دورات تدريبية تعقد في خارج مملكة البحرين.

وبين أنه: «يجوز صرف مبلغ نقدي لا تتجاوز قيمته خمسمائة دينار لتغطية مصروفات السفر النثرية لمن هم في درجة وزير عند السفر لأداء مهمة رسمية».

ويتعين على المسافر وفق ما ورد أن «يقدم طلب صرف مستحقات السفر إلى إدارة الخزنة باستخدام استمارة (طلب صرف مستحقات سفر /‏‏ إقرار بمصروفات السفر) على أن تعتمد من المدير المعني بالموارد المالية في الجهة الحكومية، ويرفق بها موافقة السلطة المختصة وأية مرفقات أخرى مؤبدة».

وأوضح أنه: «يجب على الموظف إعادة مخصصات السفر التي تخص الأيام التي لم يمكث فيها خلال السفر، في حالة رجوعه قبل المدة التي على أساسها صرفت تلك المخصصات».

ويحق لديوان الخدمة المدنية والجهة الحكومية، بحسب ما جاء في النظام الطلب من الموظف موافاتهما بما يثبت سفره إلى الجهة المقصودة للسفر أو الإقامة فيها أو مباشرته للمهام الرسمية التي بعث من أجلها.

ولا يجوز تعويض المسافر عن أية مبالغ يصرفها خلال السفر تزيد عن المبلغ المخصص له حسب التشريعات المنظمة لذلك.

وفي حالة المطالبة بالتعويض عن قيمة مصروفات سفر إضافية أو ترجيع مخصصات سفر زائدة، بين القرار أن على الموظف بأن يقوم بعد رجوعه من السفر مباشرة بتعبئة استمارة (طلب الموافقة على مستحقات سفر /‏‏ إقرار بمصروفات السفر) للإقرار بالمصروفات الفعلية وبيان الاختلافات بين المبلغ المستلم والفعلي، وتقديمها إلى الإدارة المعنية بالموارد المالية بالجهة الحكومية، مرفقًا بها ما يثبت سفره والمصاريف الفعلية، وتعتمد الاستمارة من قبل الموظف صاحب الطلب والمدير المعني بالموارد المالية بالجهة الحكومية وترسل إلى إدارة الخزانة لإتمام إجراءات صرف التعويض أو استلام المبلغ الزائد.

وفيما يتعلق بالحالات التي تتم فيها الموافقة على السفر من الجهات المختصة قبل فترة زمنية قصيرة من موعد السفر، بحيث لا تسمح باستكمال إجراءات صرف مستحقات السفر المحددة بهذا النظام، أشار القرار أن تقوم الجهة الحكومية بتوفير تذكرة السفر للموظف إذا أبدى استعداده لتحمل نفقات السفر واستلام المخصصات الفعلية المستحقة له بعد عودته، وفي هذه الحالة تقوم الجهة الحكومية بعد عودة الموظف من السفر، بإعداد وتصريح استمارة (طلب الموافقة على مستحقات سفر /‏‏ إقرار بمصروفات السفر)، وإرسالها برفقة نسخة من أمر شراء تذكرة السفر وجميع المستندات المؤيدة لمصروفات السفر الفعلية إلى إدارة الخزانة لاستكمال إجراءات صرف مستحقات السفر للموظف.

وفيما يتعلق بمستحقات سفر غير الموظفين الحكوميين، أوضح النظام أنه يخضع سفر الذين تتحمل الحكومة تكاليف سفرهم لموافقة الجهات المختصة وذلك بحسب ما تحدده التشريعات السارية المنظمة لذلك.

وبين أنه «تصرف المخصصات اليومية والمستحقات الأخرى التي تتحملها الجهة الحكومية لسفر غير الموظفين، وفق التشريعات الصادرة المنظمة لذلك، وفي حالة عدم وجود ما ينظم ذلك، تقوم الجهة الحكومية بالتنسيق مع إدارة الخزانة لتحديد معدلات وقواعد صرف مستحقات وتذاكر السفر».

ونص على أن «يتم توفير تذاكر السفر لغير الموظفين الحكوميين على درجة السفر السياحية وذلك وفقًا للتشريعات الصادرة التي تختص بموجبها الجهات الحكومية بمسؤولية توفير تذاكر السفر لغير الموظفين، كتوفير تذاكر السفر للطلبة المبتعثين أو الوفود الشبابية التي تمثل المملكة في المحافل الدولية».

كما نص على أنه «يجوز توفير تذاكر السفر للمرضى المبتعثين للعلاج في الخارج على درجة سفر غير درجة السفر السياحية إذا تطلبت ظروفهم الصحية ذلك، وبناء على الموافقة المسبقة من لجنة العلاج في الخارج».

ويجوز توفير تذاكر السفر على درجة السفر لرجال الأعمال لضيوف الجهة الحكومية ولرؤساء وأعضاء الوفود الرسمية للمنظمات الإقليمية والدولية الذين يتم استضافتهم من قبل الجهات الحكومية بناء على موافقة مجلس الوزراء.

أما بالنسبة لما يتعلق بشراء تذاكر السفر والشحن الجوي، فقد بين النظام أنه لا يجوز بأي حال شراء تذاكر السفر على درجة سفر تتجاوز ما هو مقرر ضمن التشريعات أو أنظمة الخدمة المدنية الصادرة.

وأوضح أنه «يجب على الجهة الحكومية المبادرة بحجز وشراء تذاكر السفر فور حصولها على موافقة الجهات الحكومية المختصة على السفر، وذلك لتلافي شرائها بأسعار مرتفعة نتيجة التأخر في استكمال إجراءات الحجز إلى تاريخ قريب من المواعيد المقررة للسفر».

ويجب على الجهات الحكومية بموجب النظام الالتزام بشراء تذاكر السفر وبوالص الشحن الجوي للسلع والبضائع والأمتعة غير المصحوبة مباشرة من مكتب طيران الخليج المخصص للتعامل مع الجهات الحكومية، أو شرائها من خلال موقعها الإلكتروني وذلك إذا كانت وجهة السفر النهائية تقع ضمن شبكة خطوط الطيران التابعة لتلك الشركة أو للشركات الأخرى التي ترتبط معها باتفاقيات تجارية.

كما نص النظام على أن «لا يجوز للجهات الحكومية شراء تذاكر السفر وبوالص الشحن من وكالات السفر أو مكاتب بيع تذاكر السفر التابعة لشركات طيران أخرى غير شركة طيرات الخليج، إلا في حالة عدم ملاءمة الرحلات المتوفرة بالنسبة لتذاكر السفر لدى الشركة لأي من الأسباب المتعلعة بالتوقف في محطة انتظار لفترة ثلاث ساعات أو أكثر، أو التوقف في أكثر من محطة انتظار خلال الرحلة، وفي حالة تجاوز قيمة تذكرة الرحلة أو وثيقة الشحن الجوي على خطوط شركة طيران الخليج لقيمة التذكرة نفسها على خطوط شركات الطيران الأخرى أو من وكالات سفر أخرى بما يزيد على نسبة 20% أو مبلغ 300 دينار، وفي حالة عدم توفر مقاعد على رحلات شركة طيران الخليج ضمن درجات السفر المخصصة للموظف بموجب تشريعات وأنظمة الخدمة المدنية الصادرة».

وفي حالة شراء تذاكر السفر أو بوالص الشحن الجوي من شركات أخرى غير شركة طيران الخليح، فإنه يتعين وفق النظام على الجهة الحكومية أن ترفق مع الطلب المقدم إلى إدارة الخزانة لتمرير مدفوعات تلك المشتريات، إفادة من شركة طيران الخليج بعدم توفر الرحلة المطلوبة على رحلاتها.

وأكد أنه «يجب على الإدارة المعنية بشؤون المشتريات في الجهة الحكومية مراعاة اختيار التذكرة أو الوثيقة الأقل سعرًا وبالشروط المناسبة مع الأخذ في الاعتبار الشروط والأحكام المحددة بهذا النظام وبما يتوافق مع التشريعات الأخرى الصادرة».

وتختص الإدارة المعنية بشؤون المشتريات في الجهة الحكومية بمسؤولية إصدار أوامر شراء تذاكر السفر ووثائق الشحن الجوي إلى شركات الطيران او الشحن، ولا يجوز للموظف المستفيد من التذكرة أو وثيقة الشحن التدخل في إجراءات الشراء، كتحديد فئة أو نوع التذكرة أو خط الرحلة أو شركة الطيران أو ما شابه.

وبين القرار أن «المسافر يتحمل تكاليف السفر الإضافية الناتجة عن أي تعديل بطلب منه في الرحلة المحددة أو أية خدمات أخرى بخلاف ما يسمح بصرفه وفق الضوابط المحددة في هذا النظام والتشريعات الصادرة الأخرى المنظمة لذلك».

وأضاف «يتحمل المسافر أية تكاليف إضافية تحتسبها شركة الطيران على شحن الوزن الإضافي للأمتعة، وذلك بمراعاة تشريعات وأنظمة ديوان الخدمة المدنية المتعلقة بالوزن الإضافي الذي تتحمل تكلفته الحكومة عن المسافر، كما يتحمل المسافر أية تكاليف تنتج عن إلغاء حجز تذكرة السفر أو تغييرها أو استبدالها إذا كان هو المتسبب في ذلك، كتأخره في إنهاء إجراءات السفر في المطار قبل فترة كافية من موعد السفر.

وشدد النظام على أنه لا يجوز استئجار طائرة خاصة إلا إذا كانت تكلفة السفر تقل عن مجموع تكاليف حجز تذاكر السفر بشكل منفرد على خطوط الطيران العادي، وبشرط الحصول على الموافقة المسبقة من إدارة الخزانة بشأن ذلك.

وحدد النظام إجراءات شراء التذاكر وبوالص الشحن الجوي من شركة طيران الخليج، إذ يتم حجزها عن طريق الاتصال بمكتب شركة طيران الخليج الخاص بإنجاز حجوزات تذاكر السفر للجهات الحكومية أو بواسطة موقعها الإلكتروني على شبكة الانترنت.

وأوضح أنه تتم إجراءات حجز تذاكر السفر وبوالص الشحن الجوي من مكاتب شركة طيران الخليج بعد الحصول على الموافقات المسبقة المطلوبة للسفر أو لشراء بوليصة الشحن الجوي، ثم يقوم الموظف المختص في الجهة الحكومية بالاتصال بمكتب شركة طيران الخليج الخاص بإنجاز حجوزات تذاكر سفر الجهات الحكومية، عن طريق الهاتف أو البريد الإلكتروني وحجز التذكرة، ثم تقوم شركة طيران الخليج بإرسال الحجز المبدئي إلى الجهة الحكومية عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس أو أية طريقة أخرى مناسبة، ولتأكيد السفر تعد الجهة الحكومية أمر شراء التذكرة وترسله إلى شركة طيران الخليج مرفقًا به نسخة من جواز سفر المسافر، وذلك خلال فترة لا تتجاوز 72 ساعة من الحجز المبدئي، أو خلال أسرع وقت ممكن إذا تم إجراء الحجز المبدئي خلال من أقل 72 ساعة من وقت الإقلاع، على أن يتضمن أمر الشراء التفاصيل المتعلقة بجهة السفر، تاريخ السفر والعودة، اسم المسافر وبياناته الشخصية ويشمل ذلك رقم الجواز وتاريخ الإصدار والانتهاء وتاريخ الميلاد، أرقام الاتصال والبريد الإلكتروني الخاصة بالمسافر، إضافة لرقم بطاقة المسافر المتميز لصاحب التذكرة إن وجدت، درجة السفر المطلوبة، قيمة التذاكر واسم الموظف المختص بالحجز في الجهة الحكومية ورقم الاتصال به وبريده الإلكتروني.

وبحسب النظام ترسل طلبات الشراء إلى شركة طيران الخليج موقعة من قبل المخول بالتوقيع ومختومة بختم الجهة الحكومية، وبعد تسلم الشركة لطلب الشراء، تتم عملية إصدار التذاكر مرفقة بها أرقام الاتصال بالشركة، وإرسال التذاكر للموظف المختص في الجهة الحكومية.

وفيما يتعلق بحالات حجز تذاكر السفر للأفراد الذين يقل عددهم عن 10 أشخاص، يتم ذلك عن طريق الموقع الإلكتروني لشركة طيران الخليج على شبكة الانترنت وإرسال أسمائهم إلى الشركة.

وتقوم شركة طيران الخليج بحسب ما ورد في النظام بتسجيل الجهة الحكومية ومنحها رمزًا تعريفيًا خاصًا للدخول إلى صفحتها على شبكة الانترنت، وتزويد الجهة الحكومية بذلك الرمز.

كما أشار النظام إلى أنه بعد الحصول على التصاريح والموافقات المسبقة المطلوبة للسفر، يقوم الموظف المخول في الجهة الحكومية بإجراء الحجز وإصدار التذاكر عن طريق موقع الشركة على شبكة الانترنت وتسليم التذكرة للموظف المعني.